eProcurement und Digitalisierung der Beschaffung in der Bauwirtschaft
Warum digitale Beschaffung?
Kauft man heute Baustoffe für ein Objekt ein, macht man das im wesentlichen so wie vor 100 Jahren. Leistungsverzeichnis in Prosa zu fünf Händlern, die schreiben Preise drauf und schicken die 300 Seiten zurück. Dann heißt es für den Kalkulator bzw. Einkäufer: Abtippen, Listen machen, vergleichen. Noch ein paar Verhandlungsrunden mit immer wieder E-Mails, PDFs und Excel Listen und am Ende wird bestellt. Selbstredend einzeln und von Hand.
Das ganze kostet unglaublich viel Zeit und Geld, und ist wahnsinnig Fehleranfällig. Spaß macht es sowieso keinem. In nicht allzu ferner Zukunft machen wir alle BIMProcurement. Auf dem Weg dahin gibt es aber ein paar einfach zu erreichende Zwischenschritte.
GAEB-Austausch: Der Computer übernimmt die Routine
Viele der oben genannten Prozessschritte lassen sich viel einfacher vom Computer machen. Der kann zwar keine Preise verhandeln, aber stumpf Listen von links nach rechts kopieren geht wahnsinnig gut. Dazu gibt es etablierte, naive Lösungen, wie das Austauschen von GAEB Dateien: bobbie schickt auch gerne die Angebote als GAEB-Datei zurück. Das ist zwar keine digitale Beschaffung aber immerhin muss der Bauunternehmer nichts am IT System ändern und spart sich das Abtippen vom Angebot in die Kalkulation. Auch bobbie spart sich Zeit. Schicken Sie uns also Ihre Leistungsverzeichnisse gerne über die üblichen Kanäle (website Anfrage oder E-Mail ) als GAEB Datei und bitten um entsprechende GAEB Antwort. Wir unterstüzen alle gängigen Formate, bevorzugt x93 oder x83.
Durchgängiger Prozess mit eProcurement
Wirklich durchgängig wird das Ganze mit eProcurement. Unter eProcurement verstehen wir die Integration von bobbie in das ERP-System des Kunden, für einen einfachen und schnellen Bestellvorgang, ganz ohne Dateiimport oder -export, für ganze Leistungsverzeichnisse genauso wie für einzelne Positionen. Der Übergang von Kalkualtion zu Einkauf wird damit auch einfach.
Dazu muss ihre ERP Software IDS-Connect unterstüzen. Programme die auch in anderen Branchen eingesetzt werden können das oft schon, denn dort ist das üblich. Reine Bau-Software muss hier oft noch kurz nachlegen. Fragen Sie ihren Lieferanten und nehmen Sie uns ins Boot! Eine unterstüzung von OCI folgt.
Konkret bedeutet diese höchste Integrationsstufe, dass wir von bobbie gemeinsam mit dem Kunden einen individuellen Warenkorb bestimmen und in sein System integrieren. Das funktioniert folgendermaßen:
Im ersten Schritt erstellen wir mit dem Kunden zusammen ein individuelles Portfolio. Diese Form der Integration eignet sich daher besonders gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die im Tagesgeschäft einzelne Bestellungen tätigen! Bei diesen Produkten handelt es sich um Baustoffe, die der Kunde in regelmäßigen Abständen benötigt . Im ersten Schritt werden diese Produkte identifiziert und die Preise besprochen. Gerne suchen wir auch gemeinsam nach möglichen Alternativen. Eine Beschränkung auf einen bestimmten Hersteller gibt es bei uns nicht. Anschließend landen die Produkte mit den besprochenen Fixpreisen im virtuellen Warenkorb des Kunden. Erst dann beginnt die eigentliche Integration!
Im nächsten Schritt wird das besprochene Produktportfolio mit einer entsprechenden Preisliste in das ERP-System des Kunden integriert. Der Kunde hat nun die Möglichkeit, in seinem eigenen System die Produkte aufzurufen und kann, ohne vorherige Anfrage, sofort Bestellungen aufgeben. Die Bestellung wird dann automatisch vom System an bobbie weitergeleitet und verarbeitet. Alle erforderlichen Dokumente, wie beispielsweise Auftragsbestätigung, oder Rechnung, werden automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht. Alles ist an einer zentralen Stelle im System hinterlegt und muss nicht in den E-Mails der zuständigen Mitarbeiter gesucht werden!
Diese Integration kann natürlich auch reduziert werden, was insbesondere für Kunden mit umfangreichen Leistungsverzeichnissen interessant ist, weil Anfragen sehr unterschiedlich ausfallen können. In diesem Fall wäre es schwierig, einen festen Warenkorb mit regelmäßig benötigten Produkten zu definieren. So können beispielsweise Anfragen weiterhin klassisch per Telefon oder E-Mail erfolgen und die Integration beschränkt sich auf den Dokumentenaustausch! Beim ersten Schritt der Beschaffung bleibt für den Kunden zunächst alles beim Alten. Er stellt weiterhin wie gewohnt seine Anfragen, jedoch werden in diesem Fall alle nachfolgenden Dokumente (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, …) zentral und unmittelbar an das System und nicht an eine einzelne Person gesendet werden!
Weitere Stufen der Integration sind beispielsweise die vollständige Integration unseres bobbie Shops in das System des Kunden oder die Integration einer Suchfunktion. In diesem Fall werden nicht einzelne Produkte direkt integriert, sondern der Kunde erhält eine Suchfunktion in seinem System, mit der er nach Produkten von bobbie suchen, und direkt zur Anfrage gelangen kann!